Ufficio organizzato è il nuovo servizio che propongo alle micro-imprese per insegnare a rendere un ufficio efficiente sia dal punto di vista logistico che di gestione del personale.
Capita molto di frequente che i carichi di lavoro siano distribuiti in modo sbagliato tra i collaboratori e l'imprenditore non ha il tempo per poterli rivedere.
Questo comporta un allungamento dei tempi, perdita di redditività e crea attriti tra le persone perchè risulta che il lavoro non venga valorizzato.
L'imprenditore mi contatta, entro nella sua azienda, la studio e lo aiuto a riorganizzare i flussi di lavoro in collaborazione dei suoi dipendenti.
Organigramma: espone visivamente l'elenco delle figure presenti in azienda e del loro ruolo istituzionale. Storicamente è a forma piramidale,
con all'apice il capo e alla base la manovalanza, ma io non sono favorevole a questa modalità. Molte aziende di successo adottano un organigramma
piatto, cioè tutti collaborano allo stesso modo e sono responsabili del loro operato. E' cmq un documento indispensabile perchè permette a tutti di capire
in quale ruolo stanno operando.
Mansionario: è un documento che semplicemente elenca le attività assegnate alle varie persone. E' la base del lavoro di ogni collaboratore che riesce
ad avere una visione completa di tutti i suoi compiti e quindi potersi organizzare per il meglio.
Procedure: a volte la memoria può fare brutti scherzi e un'attività svolta magari poche volte all'anno può creare problemi perchè "..non mi ricordo più
come si fa...". Il libro delle procedure è un punto di raccolta di appunti per avere una traccia nella realizzazione delle varie attività.
Mappa dell'archivio: è una procedura che permette di archiviare i documenti in modo veloce (praticamente uno sopra l'altro), ma assegnandogli un
semplice numero di protocollo si può ricercare in qualsiasi momento in modo veloce ed efficace.
Piani industriali di medio-lungo periodo: ogni azienda, per quanto piccola, non può rinunciare a redigere un piano d'azione. L'imprenditore sicuramente
ha in testa gli obiettivi che vuole raggiungere: riversare su carta queste idee porta il vantaggio di renderle più chiare e mette in luce i punti deboli (target
temporale 3-5 anni).
Budget di breve periodo: è necessario infilare le mani in tasca e contare fisicamente gli euro che ci troviamo dentro e capire se bastano per le spese imminenti. In caso contrario ci si deve attivare per trovare i fondi necessari.
Attività di reporting: tutti i dati raccolti nell'attività amministrativa vanno controllati. Non c'è discussione. A volte può sembrare un lavoro inutile e ripetitivo,
ma se imposto il navigatore per andare nella città XYZ e poi quando arrivo non controllo di essere nella città giusta rischio di girare a vuoto.